Er zijn ontzettend veel trouwlocaties waar je uit kan kiezen. Hoe maak je de juiste keuze? Welke vragen moet je stellen aan de trouwlocatie? Wij hebben ze voor je op een rijtje gezet zodat je zeker weet dat de locatie een perfecte match is.
Beschikbaarheid
Hebben jullie al een datum in gedachten? Of een bepaald seizoen waarin jullie willen trouwen? Deel deze informatie meteen met de locatie!
- Is de locatie beschikbaar op de trouwdatum?
- Hoe ver voor deze datum kun je een reservering plaatsen?
- Indien de trouwlocatie niet beschikbaar is op jullie voorkeursdatum; is hij dan beschikbaar op andere data rond deze dag?
- Is er een wachtlijst voor verschillende data?
- Hoeveel bruiloften zijn er op één weekend of dezelfde dag?
- Wat zijn de prijzen voor de jullie beoogde trouwdatum?
- Van hoe laat tot hoe laat is de locatie beschikbaar?
- Vanaf hoe laat mogen jullie starten met de opbouw (lees: versieren) van de trouwlocatie?
- Mogen jullie de cadeaus een dag later ophalen?
- Wat gebeurt er bij uitloop? Moet er extra betaald worden voor extra tijd? Zo ja, hoeveel?
Arrangement of losse verkoop?
Sommige locaties werken met vaste arrangementen, wat meer zekerheid geeft over de totale rekening. Andere locaties houden bij wat er genuttigd wordt en ontvang je na de bruiloft een eindafrekening. Bedenk voor jezelf waar de voorkeur naar uitgaat.
- Is er een bruiloftsarrangement? Welke verschillende pakketten zijn er? Wat is er inbegrepen? Vaak kun je denken aan de locatie, eten, drinken en bloemen. Wat valt er buiten de pakketten?
- Welke pakketten zijn er voor de catering? Welke mogelijkheden voor hapjes zijn er?
- Welke drankpakketten zijn er? Wat wordt er geschonken?
De entree
Dit is de eerste indruk die jullie gasten opdoen. Een belangrijk onderdeel dus!
- Hoe is de aankomst?
- Is de weg goed begaanbaar? Ook met regenachtig weer?
- Zijn de borden en aanwijzingen duidelijk?
- Is er voldoende parkeergelegenheid in de buurt? Is dit gratis of betaald? Is dit genoeg voor jullie gastenlijst? Moeten de gasten ver lopen?
- Kan de trouwauto makkelijk voorrijden?
- Is de trouwlocatie toegankelijk voor mindervaliden?
- Hoe is de ondergrond voor de entree? Kun je er goed op hakken rondlopen?
- Hoe is jullie eerste indruk van de buitenkant en entree? Ziet het er verzorgd uit?
De locatie en faciliteiten
Pik uit onderstaande de vragen eruit die van toepassing zijn op jullie bruiloft.
- Voelt de algehele sfeer goed?
- Hoeveel vierkante meter is de locatie? Is er een plattegrond beschikbaar?
- Welke ruimte(s) hebben jullie tot je beschikking?
- Wat zijn de regels voor de muziek? Mogen jullie gebruik maken van de tuin of een terras?
- Is het mogelijk om een feesttent in de tuin te zetten?
- Voor hoeveel gasten is er plek? Past jullie gastenlijst in de ruimte voor de ceremonie, diner en het feest?
- Wat is het alternatief bij slecht weer als jullie de bruiloft deels buiten plaats laten vinden?
- Vieren jullie de hele dag op deze locatie? Zo ja, is het mogelijk om verschillende ruimtes af te huren voor de ceremonie, het diner en het feest?
- Hoe zien de ruimtes eruit? Welke opstellingen zijn er mogelijk? Hoe kunnen jullie een entree maken in elke ruimte?
- Hoeveel zitplaatsen zijn er en hoe groot zijn de tafels?
- Hoe groot is de dansvloer?
- Waar kan de DJ of band staan? Is er een podium?
- Welke mogelijkheden zijn er wat betreft het licht en geluid?
- Is live en harde muziek toegestaan? Tot hoe laat?
- Welk meubilair is er beschikbaar? Ziet het er netjes uit? Hoeveel tafels en stoelen zijn er beschikbaar? Mag dit eventueel geleverd worden door een externe partij?
- Waar kan de cadeautafel staan?
- Is er een garderobe? Hoe werkt deze? Is deze beveiligd?
- Wat zijn de mogelijkheden om de bruidstaart te presenteren?
- Is er een aparte omkleed/opfrisruimte waar jullie je gedurende de dag even mogen opfrissen, bij poederen of omkleden?
- Is er een aparte ruimte voor de kinderen om te spelen?
- Is er een kluis voor waardevolle spullen?
- Hoe zijn de wc’s? Zien ze er netjes uit? Heb je er ruimte genoeg om met je bruidsjurk naar de wc te gaan?
- Welke faciliteiten biedt de locatie m.b.t. geluid en licht? Is er een geluidsinstallatie? Zijn er lichten?
- Is er een podium?
- Is harde muziek toegestaan? Is er een maximum aantal decibel?
- Is er krachtstroom (voor het entertainment)?
- Wat voor soort decoratie is er toegestaan vanuit externe partijen? Wat doet de locatie zelf?
- Zijn bloemen toegestaan? Kan de locatie hier iets in doen? Welke regels gelden er?
- Hoe zit het met het strooien van rijst of confetti?
- Is vuurwerk (waar vergunning voor aangevraagd wordt) of zijn (brandveilige) wensballonnen toegestaan op de locatie? Mag je sterretjes afsteken?
- Hoe ver van tevoren zijn externe leveranciers welkom?
- Wanneer mag je gaan decoreren?
- Mogen jullie de cadeaus een dag later ophalen?
- Van hoe laat tot hoe laat is de locatie beschikbaar? Tot hoe laat mag je er harde muziek draaien?
- Zijn er mooie plekken om foto’s te maken?
- Wat zit er in de prijs van de locatie inbegrepen? Op welke faciliteiten kunnen jullie rekenen?
- Kunnen gasten overnachten? Of zijn er hotels in de buurt?
Personeel en leveranciers
Bespreek goed waarin de trouwlocatie kan voorzien en waarin jullie externe leveranciers dienen in te schakelen.
- Wie is onze contactpersoon voor het plannen van de bruiloft op de locatie?
- Wie is onze contactpersoon op de dag zelf?
- Zijn externe leveranciers welkom?
- Met welke externe leveranciers werken jullie vaak samen? Zijn we hieraan gebonden?
- Kun je gebruik maken van het personeel van de locatie? Zo ja, wat doen zij precies met betrekking tot het serveren van drankjes en eten? Brengen zij drankjes rond of spreken jullie af dat jullie gasten deze zelf halen?
De catering
Een belangrijk onderdeel, want iedereen praat vaak nog na over die heerlijke hapjes tijdens de feestavond of het dessert wat letterlijk smolt in de mond.
- Is er een alcoholvergunning?
- Is de catering inbegrepen bij de locatie? Hebben ze vaste cateraars of ben je daar vrij in?
- Hoe ziet de menukaart en drankkaart van de trouwlocatie eruit?
- Welke dieetwensen kunnen worden doorgegeven? Hoe lang van tevoren?
- Welke mogelijkheden hebben jullie om de menukaart aan te passen?
- Betaal je de drank op nacalculatie of afkoop? Is afkoop mogelijk? Zo ja, hoeveel is dit?
- Welke dranken worden er voor de prijs geschonken? Welk type frisdrank, koffie, thee, bieren, wijnen en andere dranken vallen hieronder? Zorg dat je een complete lijst voor ogen krijgt. Voor de fijnproevers goed om te weten of er Pepsi of Coca Cola, Heineken of Bavaria geschonken wordt en of er bijvoorbeeld meerdere merken en typen bier geschonken worden. Denk aan wit, rosé of speciaalbiertjes. whisky liefhebbers? Check of er alleen Jack Daniels wordt geschonken of dat er ook andere mogelijkheden zijn!
- Welke huiswijn wordt er geschonken? Vraag of je deze mag proeven, zodat je in ieder geval weten of jullie het wel lekker vinden wat er wordt geschonken op je grote dag.
- Kunnen jullie een drankkaart en prijslijst ontvangen van prijzen per drankje?
- Welke sterke dranken vallen er in het pakket? Is het mogelijk om deze op nacalculatie te doen? Soms kun je er ook voor kiezen om een rondje shotjes te doen of enkele type sterke dranken te schenken (en niet het complete slijterij assortiment).
- Zijn er hapjes inbegrepen? Zo ja, welke en hoeveel?
- Is de afkoopprijs inclusief personeel voor het schenken van de dranken en ophalen van de glazen?
- Moet je de hele avond afkopen of kun je een deel van de avond op afkoop doen en een deel (bijvoorbeeld de laatste twee uurtjes) op nacalculatie?
- Valt water onder “fris” (Spa Blauw/Sourcy?) of wordt er tafelwater (kraanwater) geschonken?
- Is er een minimale afname drankjes en hapjes die je moet afnemen?
- Mag je (sterke) dranken zelf meenemen? Mag een externe leverancier een gin/tonic bar of champagnetoren plaatsen?
- Wat zijn de mogelijkheden voor een proefdiner?
- Wat zijn de mogelijkheden voor een bruidstaart? Moet je deze afnemen via een leverancier van de trouwlocatie of mag/moet je deze zelf meenemen?
- Wat zijn de mogelijkheden als je je eigen drank of catering wilt verzorgen? Is een externe cateraar welkom? Wat zijn de regels? Hebben jullie aanbevelingen voor cateraars of een lijst met cateraars waar we ons aan moeten houden?
- Snijd het personeel van de locatie de taart aan en draagt het zorg voor het uitdelen of zijn jullie daar zelf verantwoordelijk voor?
- Welke all-in pakketten biedt de trouwlocatie aan? Welke borrel-, diner- en andere pakketten biedt de locatie aan?
- Kunnen jullie het menu uitproberen?
De financiën
Het kan een lastig onderwerp zijn om vrij over te praten, maar je wilt uiteindelijk niet voor verrassingen komen te staan. Trek dus de stoute schoenen aan!
- Hoeveel bedraagt de totale huur voor de locatie? Wat is er precies inbegrepen? Is er sprake van omzetgarantie?
- Betaal je schotelgeld voor de bruidstaart?
- Hoe zit het met kurkengeld?
- Moet er een minimumbedrag worden besteed aan de bar?
- Is er mogelijkheid tot afkoop van de drank? Wat is de stuksprijs per drankje?
- Is de locatie een maximum aantal uren beschikbaar? Vanaf welk tijdstip worden er extra kosten berekend?
- Wat is de gang van zaken rondom de aanbetaling en het voldoen van de factuur?
- Hoe werken ze qua verzekering?
- Hoe werkt het annuleringsbeleid?
- Hoe lang houden ze de locatie vast wanneer je deze reserveert? Hoeveel weken van tevoren moet de reservering definitief worden gemaakt?
- Is er een borg? Zo ja, hoeveel is deze? Wat zijn de voorwaarden? Wanneer moet je hem betalen en wanneer krijg je hem terug?
- Kunnen ze jullie algemene voorwaarden opsturen/meegeven? Wat staat er in de kleine lettertjes? Let goed op verborgen kosten. Leg alles van tevoren goed vast om misverstanden te voorkomen.
- Hoeveel moet er worden aanbetaald en voor wanneer?
- Informeer hoe het met de verzekering zit.