Uiteindelijk moet je de trouwlocatie definitief maken. Maar waar moet je aan denken voordat je de handtekening zet onder de offerte?
De algemene voorwaarden van de locatie
- Let er op hoeveel het gastenaantal af mag wijken van de initiële offerte die is getekend. Vaak mag het gastenaantal maar zo’n 10% afwijken.
- Wanneer moet de locatie uiterlijk het definitieve aantal gasten weten?
- Wanneer moeten de betalingen gedaan worden en hoeveel procent?
- Hoe zit het met het strooien van rijst of confetti?
- Is vuurwerk (waar vergunning voor aangevraagd wordt) of zijn (brandveilige) wensballonnen toegestaan op de locatie?
- Wat zijn de annuleringsvoorwaarden?
Aankleding, meubilair & benodigdheden
- Hoe zit het met de aankleding van de locatie? Verandert de inrichting van de locatie nog?
- Heeft de locatie genoeg meubilair voor de bruiloft of moet er extern gehuurd worden?
- Vanaf hoe laat mag er opgebouwd worden?
- Moet styling meteen dezelfde avond weer weggehaald worden en het meubilair opgehaald of zijn ze hier flexibel in?
- Hebben ze een plattegrond van de locatie met daarin alle m2 per ruimte? Vraag deze dan op.
- Is er krachtstroom aanwezig op locatie? Entertainment kan hier namelijk om vragen. Het spreekt voor zich dat het handig is dat deze krachtstroom dan in de ruimte zit waar je deze nodig hebt.
- Is er een geluidsinstallatie aanwezig voor het draaien van muziek? Hoe moet de muziek aangeleverd worden?
- Is er een kluis voor kostbaarheden of gekregen enveloppen?
Catering
- Kunnen jullie vooraf het menu of de hapjes proeven?
- Kun je de dranken op afkoop doen of alleen op basis van nacalculatie? Met stevige drinkers in de vrienden- en/of familiekring kan het soms handig zijn om de dranken op afkoop te doen. Zo hebben jullie geen onverwachte kostenpost achteraf. Let wel op dat een locatie hier zichzelf vaak niet mee in de vingers wil snijden en het doorgaans dus iets duurder kan zijn. Echter kan het ook een gemiddelde prijs zijn.
- Indien er extern een bruidstaart geregeld is, snijdt de locatie deze dan verder aan of moet je hier als bruidspaar zorg voor dragen?
Overig
- Zijn er op jullie voorkeursdatum speciale evenementen in de buurt? Dit kan geluidsoverlast veroorzaken of problemen geven voor de bereikbaarheid van de locatie (files/parkeerproblemen).
- Zijn er speciale opendagen dat jullie langs kunnen komen met familie, vrienden en/of ceremoniemeesters?
- Wie is de partymanager op de dag zelf? Sommige locaties hebben ook een eigen weddingplanner in huis. Houd er in dit geval wel rekening mee dat deze meestal samenwerkt met eigen leveranciers en dat er hierdoor minder ruimte kan zijn voor een persoonlijke invulling. Het fijne aan een externe weddingplanner is ook dat hij/zij de contactpersoon is voor jullie gasten en zich kan ontfermen over programmaonderdelen zoals stukjes en speeches. En hij/zij maakt een uitgebreid draaiboek waar alles in staat, zodat iedere leverancier precies weet wat hij moet doen.
- En als laatste: stel open de vraag of er wellicht nog andere punten zijn die belangrijk zijn om te weten. Zijn er nog bepaalde restricties waar je vanaf moet weten?